Internetowy System Zarządzania opracowany został z myślą o Caritas i składa się z kilku modułów oferujących dostęp pracownikom i wolontariuszom do różnego rodzaju funkcji. Dzięki nim zarządzać można podstawowymi informacjami, między innymi danymi: parafii pochodzącymi z parafii i parafialnych zespołów Caritas, od wolontariuszy PZC, oraz zawartością strony internetowej. Program umożliwia również obsługę magazynów pomocy żywnościowej i rzeczowej prowadzonych w diecezji przez Caritas i parafialne zespoły Caritas.

Nowoczesny system

BerMar multimedia, firma, która opracowała system, specjalizuje się w tworzeniu aplikacji na potrzebny internetu, poczynając od systemu zarządzania treścią stron www (CMS), poprzez sklepy internetowe, aż do systemów dedykowanych, czyli dostosowanych do indywidualnych potrzeb zamawiającego. - Internetowy System Zarządzania Caritas stworzyliśmy wspólnie z pracownikami Caritas Diecezji Zielonogórsko-Gorzowskiej - mówi informatyk Michał Bernadzikowski. - Jest to kompleksowa aplikacja internetowa bazująca na najnowocześniejszych technologiach wykorzystywanych przy budowaniu tego typu programów. Projektując ten system, postawiliśmy sobie za cel stworzenie programu, który usprawniłby działanie Caritas diecezjalnej oraz wspomógł pracowników i wolontariuszy w ich codziennej pracy.
- Do systemu będą mieli dostęp użytkownicy, którzy otrzymają specjalny login i hasło - wyjaśnia Grzegorz Idziak, zastępca dyrektora Caritas diecezjalnej. - Wśród nich oprócz pracowników Caritas diecezjalnej znajdą się między innymi członkowie PZC, księża pracujący w parafiach, wolontariusze, osoby prowadzące magazyny Caritas i magazyny PZC. Wszyscy użytkownicy podzieleni zostali na tzw. grupy użytkowników, z których każda posiada uprawnienia dostępu do różnych danych zawartych w systemie.

Moduły

Jednym z elementów współtworzących system jest moduł zarządzania szkoleniami. Pozwala on na przekazywanie informacji o nowych szkoleniach, spotkaniach i rekolekcjach. Informacje te pojawiać będą się na stronie internetowej Caritas diecezjalnej. Osoby zainteresowane danym szkoleniem będą miały możliwość wypełnienia formularza zgłoszenia na wybrane przez siebie szkolenie. System automatycznie pokazywać będzie liczbę wolnych miejsc na konkretnym szkoleniu.
Od kilku miesięcy wykorzystywane są już niektóre elementy sytemu, np. moduły: do obsługi strony internetowej, dziennika korespondencji, zarządzania PZC i do obsługi magazynów. Dzięki niemu przez internet można śledzić wymianę towarów między magazynami, sprawdzać status poszczególnych operacji i tworzyć różnego rodzaju raporty, potwierdzenia wydania towaru, zestawienia itp.
- Internetowy System Zarządzania Caritas ułatwia między innymi zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą z biura Caritas - mówi Marek Kwaśniak, pracownik biura Caritas. - W papierowej wersji dziennika korespondencji główną trudnością jest szybkie odnalezienie danego pisma, w wersji elektronicznej ułatwienie polega na możliwości wyszukania pisma na podstawie nadawcy, jak i treści danego pisma.
System zawiera również kalendarium, w którym mogą być umieszczane wpisy dotyczące różnego rodzaju wydarzeń z podaniem ich daty i opisu. Wpisy podzielone na kategorie widoczne są dla użytkowników poszczególnych grup korzystających z systemu.

Szkolenia

Pierwszym etapem wdrażania nowego systemu były grudniowe szkolenia dla pracowników przeprowadzane przez informatyka Michała Bernadzikowskiego oraz ks. dr. Dariusza Gronowskiego. Autor programu Michał Bernadzikowski wyjaśniał zasady działania programu i prezentował jego możliwości. Ks. Gronowski podczas spotkania z pracownikami Caritas uczył, w jaki sposób konstruować teksty, by najlepiej przekazywały informacje, oraz wskazywał, jak najefektywniej wykorzystywać możliwości internetu w pracy i przekazywaniu informacji. Kolejnym etapem zapoznawania z systemem będą szkolenia dla członków PZC.
By w pełni wykorzystać możliwości Internetowego Systemu Zarządzania Caritas, potrzeba będzie być może nawet kilku lat. Pierwsze kroki zostały już postawione i przynoszą oczekiwany efekt. Wdrożenie systemu - zwłaszcza w parafialnych zespołach Caritas - może odbywać się nieco wolniej, bowiem często występują tu jeszcze trudności z dostępem do sprzętu czy brak umiejętności korzystania z komputera i internetu. Jest to jednak przedsięwzięcie ważne, wspomagające dobrą organizację pracy i efektywność pomocy udzielanej przez Caritas w naszej diecezji.